南灣物業(yè)文印檔案室管理制度
藍灣物業(yè)文印、檔案室管理制度
一、打字、復印管理
文印室屬保密部門、未經(jīng)辦公室允許,非工作人員不得隨意進入或逗留;經(jīng)允許進入文印室人員,不得隨意翻閱與己無關的文件和資料,否則,管理人員有權制止或請出。
1、打印、油印和復印10張以上者,需申請辦公室批準后進行;10張以下者,經(jīng)文印管理員同意后方可。凡打印、油印、復印者,均應嚴格進行登記、記錄。
2、文印員負責文印室內(nèi)的計算機、打印機、復印機、油印機等設備和配件的管理,其它人員不得擅自動用。
3、集團以外的打印、復印、油印業(yè)務,根據(jù)打印的規(guī)格數(shù)量按規(guī)定到財務室交納費用,憑收款單據(jù)辦理打印業(yè)務。
4、按照規(guī)定,文印用品由文印室工作人員統(tǒng)一向集團文印室申請,并附出上期領用材料的使用說明,批復后辦理領用。嚴禁浪費和私用文印用品,特別是紙張的使用必須嚴格把關,文印員對領取文印紙張數(shù)量應與使用登記數(shù)量、對外業(yè)務量、發(fā)放數(shù)量和結存數(shù)量基本持平并定期匯總,防止丟失和浪費。一經(jīng)查出浪費和私用,對相關人員予以追究。
5、文印打字管理人員必須嚴守機密,如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度,除賠償造成的損失外,還將給予行政處罰。
二、檔案資料管理:
1.檔案管理員在接受檔案室移交的檔案時,要按檔案內(nèi)容目錄及檔案材料逐件逐項核實清楚,在檔案收件簿上,接收人一檔中簽字后收入柜中存檔。
2.按小區(qū)住宅編號和銷售,房管建立對應的檔案帳目,做到帳帳相符,帳物相符,擺放整齊、調(diào)用迅速。
3.對房屋產(chǎn)權人發(fā)生變更時,要及時做出檔案相應的變更,做好變更登記,確保檔案的準確無誤。
4.檔案室內(nèi)做好防火、防潮、防霉、防盜等工作,要經(jīng)常查驗,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
5.調(diào)閱檔案時,要認真填寫調(diào)檔紀錄,詳細記錄調(diào)閱,檔案名稱、借閱人、借閱時間、歸還時間。
6.對借閱的檔案必須有經(jīng)理或上級相關部門負責人簽定批準的依據(jù)方可調(diào)閱,并及時在調(diào)入和調(diào)出、回收的記錄簿上詳細登記。對已調(diào)出的檔案超期者必須進行催收。
7.檔案管理員要做好保密工作,非檔案工作人員不得入內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度給予經(jīng)濟或行政處罰。
