工程管理部資料管理制度
工程管理部資料管理制度
目的
對工程管理部所有的文件資料及書籍進行有效控制和管理。
工程文件資料
1.下發(fā)的公司文件;
2.工程技術書籍;
3.與工程有關的政府批文(包括復印件);
4.勘察、設計、施工等有關合同(包括復印件);
5.工程管理部來往文件;
6.工程管理部管理制度;
7.工作記錄;
8.工程地質勘察報告;
9.設計圖紙、文件及圖形磁盤;
10.施工承包商提交的文件;
11.現(xiàn)場簽證單及現(xiàn)場簽證跟蹤單(經(jīng)濟和工期)、設計變更及設計變更跟蹤單(經(jīng)濟和工期);
12.竣工圖和竣工資料;
13.工程管理部內部各項計劃、文件、報告等;
14.其它資料。
必須歸檔的工程資料
對于必須歸檔的工程資料,資料員應及時了解情況,向有關部門索要資料。
其中包括:
1.與工程有關的政府批文;
2.勘察、設計、施工等有關合同;
3.設計圖紙、文件及圖形磁盤;
4.竣工圖和竣工資料;
5.依照深圳市城市檔案管理處規(guī)定必須歸檔的文件。
資料室文件資料管理
一、文件
1.政府來文
(1)政府來文是指:政府部門所批的各種批文及通知等;
(2)資料員在收到來文后,填好《政府文件登記表》(表4-17-1),填寫《來文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經(jīng)理審閱;
(3)工程管理部經(jīng)理審閱后,認為需要下發(fā)的做出批示,由資料員進行復印、下發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2),原件不得下發(fā);
(4)不能下發(fā)的文件,在工程管理部經(jīng)理批示后可到資料室閱覽。
2.內部文件
(1)內部文件是指:公司文件及合同等;
(2)工程管理部經(jīng)理在收到內部文件后交資料員;
(3)資料員收到文件后對其進行統(tǒng)一編號,分類填好《文件登記表》(表4-17-7)和《合同登記表》(表4-17-6);
(4)內部文件一般不得借閱,工程管理部內部員工可到資料室進行閱覽;
(5)若確有需要借閱,應有工程管理部經(jīng)理的批準簽字。
(6)內部文件重新改版后資料員應將舊版文件交工程管理部經(jīng)理審核,工程管理部經(jīng)理批示是否消毀。
3.其它文件的收發(fā)
(1)這里主要是指:外部文件及資料等;
(2)資料員在收到文件后填好《文件登記表》(表4-17-7);
(3)資料員登記后填寫《來文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經(jīng)理審閱;
(4)由工程管理部經(jīng)理批示來文是否需下發(fā)、轉發(fā)以及轉發(fā)部門;
(5)資料員根據(jù)工程管理部經(jīng)理批示進行文件的下發(fā)、轉發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2)。
二、專業(yè)書籍管理
(6)專業(yè)書籍的購買是由各專業(yè)工程師提出,經(jīng)領導批準,資料室統(tǒng)一購買;
(7)資料員應對專業(yè)書籍進行詳細登記,填好《專業(yè)書籍登記表》(表4-17-4);
(8)借閱的書籍資料員應填好《專業(yè)書籍借閱表》(表4-17-5);
(9)已過時的舊版書籍,資料員應及時整理,建議重新申請購買;
(10)對于離職、離崗人員借閱的書籍,資料員應及時索要。
三、資料錯漏管理
a)凡是資料室下發(fā)的資料,接收人若發(fā)現(xiàn)有錯漏之處,為避免出現(xiàn)混亂,必須將錯漏之處列項發(fā)文到資料室;
b)資料室收到文交工程管理部經(jīng)理審閱后再將文傳到相關部門。相關部門出變更文件,由資料室跟蹤、發(fā)文。
項目部資料管理
i.文件收發(fā)
(1)項目部在收到資料室的發(fā)文后,由項目主管視文件內容下發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2);
(2)項目主管收到其它單位來文后,項目主管審閱后送交資料室處理。
ii.資料錯漏管理
參閱資料室文件資料的接收與發(fā)放。
資料分類與編號
1.文件資料編號
i.政府來文編號規(guī)則:
'(政)-分類代號-序號'
其中:
分類代號:
js:建設局;
gt:國土局;
*f:消防局;
zj:質檢站;
qt:其它。
ii.公司內部文件編號:
'(內)-分類代號-序號'
其中:
分類代號:
zz:職責;
zd:制度;
qt:其它。
iii.其它文件編號:
'(文)-分類代號-專業(yè)代號-序號'
其中:
分類代號:
ht:合同;
tz:圖紙;
bg:設計變更;
qz:簽證單;
sg:施工單位提交的文件;
dz:電子文檔;
qt:其它。
專業(yè)代號:
j:建筑;
g:結構;
s:給排水;
n:采暖、通風;
d:電氣;
r:弱電;
q:其它。
2.工程技術書籍編號規(guī)則:
'(書)-分類代號-專業(yè)代號-序號'
其中:
分類代號:
gf:規(guī)范、標準和規(guī)定;
sc:技術手冊;
bz:各專業(yè)標準圖;
c*:計算機程序盤;
qt:其它工程技術書籍。
專業(yè)代號:
j:建筑;
g:結構;
s:給排水;
n:采
暖、通風;
d:電氣;
r:弱電;
q:其它。
相關記錄和表格
4-13-1政府文件登記表
4-13-2文件發(fā)放登記表
4-13-3來文處理單
4-13-4專業(yè)書籍登記表
4-13-5專業(yè)書籍借閱表
4-13-6合同登記表
