酒店憑證檔案管理辦法7

酒店憑證檔案管理辦法7

酒店憑證檔案管理辦法(七)

(一)酒店憑證檔案的保管

1.所有與營業有關的各類憑證由行政辦公室統一管理。

2.部門的專項憑證因工作需要由部門單獨管理和保存的,須將憑證和文字說明的復印件交行政辦公室保管,并登記說明情況。

3.行政辦公室外保管憑證的變更需在兩日內通知檔案室,更新檔案室憑證副本的資料。

(二)歸檔要求

1.憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說明三部分組成,三部分相符。

2.文字說明詳細準確,包括憑證名稱、憑證簡介和注意事項、頒證時間、頒證單位、領證經辦人、審核時間、審核地點、審核經辦人、下次審核時間。

(三)憑證管理

1.所有憑證設專門的設備和裝具進行管理,保證憑證的安全。

2.憑證副本、正本和文字說明分別存放,建立有效的檢索。

3.一般憑證由行政辦公室負責經辦頒證機關的定期和不定期審查,專項憑證可由相關業務部門負責經辦審查事宜。

(四)憑證使用

1.憑證檔案借出日期一般不超過三日。

2.憑證借用嚴格執行檔案借閱管理辦法。