物業(yè)管理供方管理工作程序
1.0 目的
確保所選定的分包商能提供滿足合同要求的物資和服務(wù)。
2.0范圍
適用于本公司對所有物資供應(yīng)商和提供物業(yè)管理服務(wù)項目承包商的選擇、評審和管理。
3.0 職責(zé)
3.1 總經(jīng)理:審批確定合格分包商,并核準(zhǔn)與分包商簽署的分包合同。
3.2 管理部門(或合同經(jīng)辦部門)及部門經(jīng)理:對分包商進(jìn)行初評并作出分析報告,組織對分包商進(jìn)行資格、質(zhì)量、價格審查和年度審核,建立相關(guān)檔案管理。
3.2.1 管理分公司:對清潔公司、園林綠化外包公司的管理。
3.2.2 推廣租售分公司:對承包公司推廣有關(guān)工作的分包商的管理。
3.2.3 工程分公司:對維修及工程分包商的管理。
3.2.4 財務(wù)部采購員:物資采購分包商的管理。
3.2.5 百花廣場管理處以外的其它管理處視其規(guī)模特點參照本程序執(zhí)行。
4.0 定義
供方:即材料的供應(yīng)商和工程的分包商。
5.0 內(nèi)容
5.1 物資供應(yīng)商的選擇和評審
5.1.1 供應(yīng)商的選擇基準(zhǔn)
5.1.1.1 必須有合格的營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)資質(zhì)。
5.1.1.2 供應(yīng)的物資必須能保證符合所需物資的型號、規(guī)格、質(zhì)量要求等。
5.1.1.3 市場信譽(yù)良好及本公司與其以往的采購活動中未發(fā)現(xiàn)過質(zhì)量問題糾紛。
5.1.2 管理部門或合同經(jīng)辦部門擬出符合上述要求的若干家供應(yīng)商,從以下幾個方面對其進(jìn)行評審。
5.1.2.1 供應(yīng)商的資質(zhì)。
5.1.2.2 以往與其合作的信譽(yù)情況。
5.1.2.3 供應(yīng)商的質(zhì)量保證體系。
5.1.2.4 供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品的品牌。
5.1.2.5 樣品測試結(jié)果的評價。
5.1.2.6 對比類似產(chǎn)品的試驗結(jié)果。
5.1.2.7 供應(yīng)商售后服務(wù)狀況。
5.1.2.8 產(chǎn)品價格。
5.1.2.9 評審過程
5.1.3 管理部門或合同經(jīng)辦部門對評審結(jié)果進(jìn)行記錄,填于《供方評審表》中。入選的分包商,呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后,登錄于《合格供方一覽表》上。
5.1.4 合同簽訂:對一次性物資采購總金額在10000元以上分包項目,必須簽定分包合同。
5.1.5 合同內(nèi)容包括:單位名稱,物資的規(guī)格型號、數(shù)量、金額,付款方式,物資的質(zhì)量規(guī)定、技術(shù)指標(biāo),交貨日期、地點,保修服務(wù)、售后服務(wù),違約責(zé)任,其他條款等。
5.2 服務(wù)項目分包商的選擇和評審
5.2.1 分包商的選擇基準(zhǔn)
5.2.1.1 有合格的營業(yè)執(zhí)照及資格證書。
5.2.1.2 提供的服務(wù)能滿足本公司管理或質(zhì)量的要求。
5.2.1.3 在達(dá)到質(zhì)量要求的情況下,價格適宜。
5.2.2 管理部門擬出符合上述要求的若干家分包商,可以從下幾方面對其進(jìn)行初、評審。
5.2.2.1 分包商的資質(zhì)。
5.2.2.2 以往與其業(yè)務(wù)往來的信譽(yù)情況。
5.2.2.3 分包商的技術(shù)力量、人員素質(zhì)。
5.2.2.4 服
務(wù)價格。
5.2.2.5 有無服務(wù)質(zhì)量方面的承諾等。
5.2.3 管理部門或合同經(jīng)辦部門對評審結(jié)果進(jìn)行記錄,填于《供方評審表》中。入選的分包商,呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后,登錄于《合格供方一覽表》上。
5.2.4 合同簽訂:對金額在10000元以上分包項目,必須簽定分包合同。
5.2.5 合同內(nèi)容:單位名稱,服務(wù)范圍及內(nèi)容,合同期,合同金額,付款方法,合作方式,雙方權(quán)利和責(zé)任,違約責(zé)任,調(diào)解與仲裁,其他條款等。
5.3 合格分包商的年度審核
5.3.1 管理部門組織有關(guān)人員對合同期在一年以上分包商進(jìn)行年度審核,將審核內(nèi)容記錄在《供方評審表》中,審核內(nèi)容可包括:
5.3.1.1 過去一年的業(yè)績。
5.3.1.2 過去一年的質(zhì)量管理狀況。
5.3.1.3 對分包商的檢查記錄及數(shù)據(jù)資料。
5.3.2 凡在年審中確定沒有達(dá)到合同要求的分包商,經(jīng)相應(yīng)權(quán)限人批準(zhǔn)以下列方式處理。
5.3.2.1 取消其分包商資格。
5.3.2.2 要求限期作出整改,對未能在限期內(nèi)改進(jìn)的,終止承包合同,取消其合格分包商資格。
5.4 管理部門應(yīng)建立合格分包商檔案,將合格分包商及年審合格分包商匯編填寫《合格分包商一覽表》,以便日后選擇相關(guān)項目時進(jìn)行參考。
5.5 對取消合格資格的分包商,由管理部門從《合格供方一覽表》予以刪除。
5.6 當(dāng)合約有規(guī)定時,客戶或其代表到公司或分包商處進(jìn)行產(chǎn)品(或服務(wù))驗證時,由管理部門進(jìn)行安排,并不作為有效管理分包商的依據(jù)。
5.7 記錄保存
5.7.1 各管理部門保持《合格供方一覽表》最新狀況。
5.7.2 《供方評審表》由各管理部門保存至合格資格取消后一年。
6.0 相關(guān)文件
采購管理程序
7.0 記錄表單
7.1 合格供方一覽表 gc-p 02-01 b/0
