物業(yè)行政管理辦公管理規(guī)定
物業(yè)行政管理之辦公管理規(guī)定
公司每位員工都有責任和義務保持工作場所和辦公環(huán)境的整潔,嚴格遵守各種辦公設(shè)施、辦公用品的使用規(guī)則,為自己和他人創(chuàng)造一個良好有序的工作環(huán)境。
1工作證的佩戴
1.1 公司所有員工在上班時間(外出業(yè)務工作除外)必須佩戴工作證,并將工作證正確掛于胸前方。
1.2 員工若不慎將工作證遺失,應立即報告人事行政部,并及時補辦工作證。
1.3 工作證屬公司財產(chǎn),員工在離職前需將工作證交回人事行政部。
2.電腦的使用
2.1 電腦屬公司高值固定資產(chǎn),辦公室電腦實行專人專用,未經(jīng)允許,他人不可隨意使用;
2.2 安裝軟件或維修故障等所有電腦問題均需通過人事行政部專管員進行處理;
2.3 未按規(guī)定使用電腦,致使電腦損壞、資料丟失者,記大過一次,情節(jié)嚴重者,予以免職,如造成經(jīng)濟損失者,需按實賠償。
2.4 為推動辦公自動化,提高工作效率,公司安裝有上網(wǎng)功能,配備有電腦的員工應自覺利用網(wǎng)絡(luò)資源為工作服務。否則,造成工作缺失,須負相應責任。
2.5 上班時間,員工不得上網(wǎng)聊天、打游戲,做與工作無關(guān)的事情。違者將受嚴重警告處分。
3.電話的使用
3.1 各辦公室電話主要用途為公事聯(lián)絡(luò),嚴禁因私用電話閑聊,嚴禁打聲訊臺。
3.2 各部門的員工因工作需要使用直撥長途時需經(jīng)人事行政部批準,并做好登記手續(xù)。
3.3 辦公電話應長話短說,提高辦事效率。
3.4 因私使用長途電話的員工,應自覺登記并盡量縮短講話時間。
4.復印、打印、傳真機的使用
4.1 各部門使用復印、打印、傳真機需作好登記工作,并統(tǒng)一在人事行政部按實用數(shù)量領(lǐng)取紙張。
4.2 傳真機的使用,由人事行政部派專人負責,并做好各部門的傳真文件的登記工作。
4.3 復印紙應合理使用,注意節(jié)約。非公文用紙應首選已單面使用的紙張。(保密文件除外)
5.辦公文具的管理
5.1 辦公文具的申購原則:合理利用、節(jié)約成本、杜絕浪費。
5.2 易耗品的申購:簽字筆、圓珠筆等用品要求以舊換新;
5.3 非易耗品的申購:計算器、訂書機、打孔機等耐用文具,各部門已申購1-2臺的情況下,不再給予申購。如損壞,可按以舊換新的方式重新申購。
5.4 所有辦公文具統(tǒng)一由人事行政部統(tǒng)計、采購、保管。
5.5 公司員工或新入職員工需用文具的,填寫文具申領(lǐng)單由部門負責人批準,人事行政部主管批準后,向?qū)９苋藛T領(lǐng)取。非易耗品的領(lǐng)用須建立個人臺帳,并置于個人檔案內(nèi),由人事行政部專管人員負責管理。
6.信件收發(fā)與報刊管理
6.1 信件收發(fā)
所有信函來件、郵包由人事行政部統(tǒng)一簽收后分類分發(fā)到各部門,郵包、特快傳遞必須由收件部門簽領(lǐng)。
6.2 報刊、雜志管理
各部門因工作需要訂閱報刊、雜志,須填寫《訂閱報刊申請表》,由人事行政部統(tǒng)一訂閱,所訂報刊、雜志由各部門自行保管。如因工作關(guān)系需要借閱報刊或雜志,必須要知會部門負責人,取得批準,并辦理相應手續(xù)方可借閱。
7.文件管理
7.1 每個部門都配有若干文件柜以便存放文件及檔案,公司要求各部門的文件須分門別類歸檔妥善保存,員工應經(jīng)常檢查存檔文件,及時剔除過時,過期文件按規(guī)定銷毀處理。
7.2 保密文件需由專人負責管理,無關(guān)人員不得動用或隨意查閱,公司任何人員不得私自收藏、銷毀、出售涉及公司機密的文件、實物。
7.3 公司所有發(fā)文統(tǒng)一由人事行政部負責初審、呈批簽發(fā)、復印、登記、發(fā)放、跟蹤催辦(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導批準除外),并由人事行政部備份一份存檔。
7.4 公司所有傳出、傳入文件(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導批準除外),由人事行政部專人負責登記、收發(fā)、存檔、管理工作。
8.公司檔案管理規(guī)定
在公司經(jīng)營活動中產(chǎn)生和形成的具有保存價值的各種文件、資料均應歸檔,由人事行政部統(tǒng)一管理,特殊資料由部門復印存檔。特殊部門(如財務部)根據(jù)專業(yè)特性自行管理檔案。
8.1 文書類:
1)公司辦公會記錄、會議紀要;
2)公司召開各種專題會議記錄;
3)公司發(fā)布的決定、條例、規(guī)定、辦法、通報等;
4)公司在各項重大活動中形成的文件、圖片、錄音、錄像帶等;
5)公司及企業(yè)編制的規(guī)劃、計劃、預決算報告、統(tǒng)計報表等;
6)公司的請示報告和上級單位的批復,各部門的請示和公司的批復;
7)公司體制改革、機構(gòu)成立、合并、合資、撤消、更名、啟用印章等相關(guān)文件;
8)職工任免、獎懲、通知、通報、批復等;
9)員工調(diào)出(入)、工資調(diào)整、退職、開除、解除合同的決定、通知、報告、批復;
10)公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議書及財產(chǎn)、物資檔案交接憑證等;
11)公司在仲裁、法律糾紛方面的訴訟案卷、判決書等資料。
8.2 科技類:
1)行政類:
a、辦公設(shè)備的使用說明書、設(shè)備安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性的文件材料等;
b、辦公設(shè)備運行、維修記錄;
c、辦公設(shè)備報廢的文件材料等。
2)工程類:
a、計劃任務書、協(xié)議書、水文地質(zhì)技術(shù)文件;
b、選址報告、審批文件;
c、工程預決算、施工合同、竣工圖、驗收圖、驗收鑒證報告;
d、施工圖、維修報告及批復等。
3)財務類
a、財務管理過程中的原始帳薄、憑證等;
b、財務計劃、年度報表及各級財務審計報告等。
9.公司財產(chǎn)保管
9.1 公司財產(chǎn)如辦公設(shè)備、設(shè)施、桌椅、用品等,是員工工作、生活的必要工具。人事行政部對公司財產(chǎn)建立臺帳管理,對個人領(lǐng)用的公司財產(chǎn)建立個人領(lǐng)用臺帳并置于個人檔案內(nèi)。每一位員工都有義務珍惜公司財產(chǎn)。
9.2 任何故意損壞、盜竊及濫用公司財產(chǎn)的行為將受紀律或開除處分。
9.3 公司員工應愛護公司物品,合理使用各項物品、設(shè)備。
9.4 不得將公司物品、設(shè)備占為私有或隱藏、隨意移動,攜出公司
外。
10.員工行為規(guī)范
10.1 行為要則
儀表--要整潔端莊,穩(wěn)重大方。
環(huán)境--要清潔整齊,使客人和自已都愉快輕松。
待人--要溫文有禮,和顏悅色,不卑不亢,牢記禮貌就是為人,事關(guān)公司的形象。
守時--守時守約,乃為人處事之基本,務求一諾千金,嚴格自律。
效率--以最簡捷的行動,最快的速度辦理每件業(yè)務。
質(zhì)量--凡經(jīng)我手,無論產(chǎn)品或服務,都以精湛細致、考究而使人信服。
專精--鉆研技術(shù),鉆研業(yè)務,精益求精,永無止境。
勤勉--勤勤懇懇,兢兢業(yè)業(yè),無論工作或生活都全情投入。
謙虛--滿招損,謙受益。無論學習或做事,虛懷若谷,排除障礙,開闊道路。
團結(jié)--員工同事,每日相處,應互相聯(lián)系體諒,禮貌謙讓,才能精誠合作,團結(jié)共進。
自律--永遠不對別人批評公司,永遠不對他人口語上級主管,即便離開公司,也自奉嚴格;不蜚短流長,要自尊自重。
安全--時時處處想著公司事業(yè)的安全,小到煙蒂紙屑,大到工程項目,可能出差錯的地方都想到,認真細致的去做每一件事。
10.2 行為規(guī)范
1)儀容儀表
上班時間著裝應整潔干凈,不得穿奇裝異服或背心、短褲上班。
上班或因業(yè)務進入公司領(lǐng)地,要佩帶工作卡;且工作卡只準佩帶在胸前。
注意個人衛(wèi)生,臉、手、足要保持清潔;指甲要勤剪,不能有污跡。
上班不能穿拖鞋或光腳,要做到鞋無異味,鞋面整潔,鞋帶打結(jié)整齊。
男員工胡須要經(jīng)常洗刮。
女員工上班時間宜著淡妝,不能濃妝艷抹,不宜戴華麗首飾或過多首飾,不得穿超短裙。
2)工作禮儀及注意事項
與同事、上級相見,要禮貌熱情,點頭致意,并致問候。
下班離開時,要禮貌地與同事道別。
客戶或外賓來訪參觀時,行進間相遇,應停留側(cè)立,禮讓先行,微笑點頭示意,并致問候'歡迎光臨'或'您好'等;如正在崗位工作,應微笑點頭后立即投入工作,不得無禮觀望,議論或東張西望,應體現(xiàn)出嘉信物業(yè)員工應有的禮貌、修養(yǎng)和對工作的投入。
出入辦公室,行走及開、關(guān)門動作要輕,不要干擾他人辦公。
進入其它辦公室溝通或請示、報告,一定要先輕輕敲門,得到允許后方可入內(nèi)。
辦公室應保持整潔,不能雜亂無序。
辦公時間不得過多談論與工作無關(guān)事宜,或到其它辦公室隨意走動、閑聊。
不得在辦公室內(nèi)喧嘩,高聲吵鬧;要保持安靜、嚴肅的工作氣氛。
辦公時間內(nèi)不得瀏覽與業(yè)務無關(guān)的書籍、雜物和報紙,不得收聽廣播或錄音。
工作時間辦公室內(nèi)不準吃早餐零食,在公司已設(shè)員工飯?zhí)没蚬潭ň筒忘c時,不準將飯菜帶入辦公室用餐。
上級到辦公室呼叫時,應立刻應答,并馬上站立起來。
注意辦公室洗手間衛(wèi)生,便后自覺沖水。
3)*規(guī)范禮儀
參加公司舉辦的各種會議、*,應按時到會,不得遲到或早退。
在部門或公司舉行*、儀式等隆重場合,要保持肅靜。
在各種*或儀式過程中,要保持端莊坐姿、站姿,認真聆聽,維護會議氣氛,不得在場下交頭接耳雜談,不得哄談吵鬧。
*時,要等到宣布散會時方可離場。
退場時,應禮讓公司各階層領(lǐng)導先行,之后井然有序逐一退場,不得搶先擁擠,退場時亦不得大聲喧嘩。
4)宿舍生活規(guī)范及禮儀
宿舍是員工休閑,溫馨的'家',我們追求一流的休閑生活環(huán)境,我們倡導自覺維護良好的文明環(huán)境。我們的總體要求是:整齊、清潔、悅目、舒心。
洗曬衣物等不得隨處掛在室內(nèi)或在室內(nèi)拉線晾衣服;衣物應統(tǒng)一掛放在陽臺頂上的鐵絲上,并及時收回。
要保持地板、門窗、茶幾、臺面和訂架的整潔干凈,要定期清潔。
清潔工具、抹布等,應放于陽臺不明顯的一角。
不得隨地吐痰,扔煙頭和紙屑等雜物,應自覺維護環(huán)境的清潔衛(wèi)生。
愛護宿舍內(nèi)一切設(shè)備,不得擅自在墻壁、床鋪、桌椅等處隨意涂畫、張貼、刻畫。
不得向陽臺外扔任何雜物。
不得穿鞋蹬踩床鋪、桌椅。
嚴禁私自改動宿舍的照明線路和煤氣管道的分布,嚴禁偷用電和偷用燃氣。
嚴禁在宿舍內(nèi)賭博,酗酒。
離開房間應關(guān)掉所有用電器。
起床、就寢要注意動作輕便,以免影響他人。
不得在宿舍內(nèi)大聲喧嘩吵鬧,以免影響他人學習休息。
不談論他人隱私,不搬弄是非,要保持融洽,和諧氣氛。
尊重他人,不隨意使用他人物品。
公眾服務,互相幫助。
講衛(wèi)生,便后沖水。
